Organizar un evento corporativo en Madrid requiere coordinar muchos elementos: encontrar el espacio adecuado, preparar el sonido, diseñar la iluminación, instalar los medios audiovisuales y asegurarse de que todo funciona correctamente cuando llegan los asistentes.

Una buena planificación permite evitar imprevistos y, sobre todo, conseguir que el evento transmita la imagen profesional que espera la empresa.

En esta guía repasamos los principales aspectos que debes tener en cuenta para organizar un evento corporativo.

1. Define el objetivo del evento

Antes de elegir el espacio o empezar a buscar equipamiento es importante determinar qué quieres conseguir.

Un evento corporativo puede tener objetivos muy diferentes:

• Presentar un nuevo producto o servicio.
• Organizar una convención de empresa.
• Celebrar una conferencia o jornada profesional.
• Realizar una entrega de premios.
• Reunir a clientes o distribuidores.
• Organizar una acción promocional.
• Celebrar un aniversario.
• Participar en una feria profesional.

El objetivo condicionará prácticamente todas las decisiones posteriores, desde el tipo de espacio hasta los medios técnicos necesarios.

2. Calcula el número de asistentes

El número de invitados determina las dimensiones del espacio y también influye directamente en las necesidades técnicas.

No requiere la misma instalación una presentación para 30 personas que una convención para varios cientos de asistentes.

Conocer una estimación de público permitirá dimensionar correctamente aspectos como el sistema de sonido, el número y ubicación de pantallas, la iluminación o las dimensiones del escenario.

3. Elige un espacio adecuado

Madrid cuenta con una amplia variedad de hoteles, auditorios, centros de convenciones, recintos feriales y espacios privados destinados a eventos.

Además de la capacidad, conviene estudiar cuestiones como:

• Accesos para el montaje.
• Altura disponible.
• Puntos de suministro eléctrico.
• Características acústicas.
• Visibilidad del escenario.
• Posibilidades de instalación de estructuras.
• Horarios disponibles para montaje y desmontaje.

La visita técnica previa al espacio puede resultar especialmente útil en producciones de cierta complejidad.

4. Planifica el sonido del evento

El sonido es uno de los elementos que más influyen en la experiencia de los asistentes.

En una conferencia, presentación o convención resulta fundamental que todas las intervenciones puedan escucharse con claridad desde cualquier punto de la sala.

Dependiendo del evento pueden ser necesarios altavoces, mesas de mezclas, monitores y diferentes tipos de micrófonos.

También habrá que decidir si utilizar micrófonos de mano, de solapa o de diadema en función del tipo de intervención.

La potencia y distribución del sistema deberá adaptarse al espacio y al número de asistentes, evitando tanto quedarse corto como instalar equipos innecesariamente grandes.

5. Diseña la iluminación

La iluminación cumple una doble función: garantizar una correcta visibilidad y crear la ambientación adecuada.

En un evento corporativo podemos diferenciar entre la iluminación funcional, la iluminación del escenario y la iluminación ambiental o decorativa.

También es posible utilizar los colores corporativos de la empresa para personalizar determinadas zonas del espacio y reforzar visualmente la identidad de marca.

Una iluminación correctamente diseñada puede transformar por completo un espacio y hacer que una sala convencional tenga una apariencia mucho más cuidada.

6. Prepara los medios audiovisuales

Presentaciones, vídeos corporativos, demostraciones y retransmisiones forman parte habitual de los eventos empresariales.

Por ello, es importante estudiar previamente qué sistemas audiovisuales serán necesarios.

Entre las soluciones más habituales encontramos:

• Pantallas.
• Proyectores.
• Monitores.
• Ordenadores.
• Sistemas de distribución de vídeo.
• Equipos para presentaciones.
• Reproducción de contenidos audiovisuales.

La ubicación y tamaño de las pantallas debe planificarse pensando en la visibilidad desde las diferentes zonas destinadas al público.

7. Escenario y estructuras

Cuando existe una presentación, conferencia, actuación o entrega de premios puede ser necesario instalar un escenario o tarima.

Las estructuras Truss permiten además instalar determinados sistemas de iluminación, audiovisuales y otros elementos técnicos.

Las dimensiones y características de estas estructuras deberán calcularse en función del espacio y del montaje previsto.

8. Cuenta con personal técnico

Tener buenos equipos es importante, pero también lo es contar con profesionales capaces de instalarlos, configurarlos y operarlos correctamente.

Dependiendo de la complejidad del evento puede ser recomendable disponer de técnicos de sonido, iluminación y audiovisuales durante su desarrollo.

Esto permite reaccionar rápidamente ante cualquier cambio o incidencia y facilita la coordinación de presentaciones, vídeos, intervenciones y otros momentos importantes.

9. Realiza pruebas antes de recibir al público

Nunca debería dejarse la comprobación de los equipos para el último momento.

Antes de comenzar el evento conviene comprobar:

• Todos los micrófonos.
• Volumen y cobertura del sonido.
• Presentaciones.
• Vídeos.
• Pantallas y proyectores.
• Iluminación.
• Ordenadores y conexiones.
• Entradas y salidas de los ponentes.

Cuando sea posible, también es recomendable realizar un pequeño ensayo de los momentos más importantes del evento.

¿Con cuánto tiempo de antelación hay que organizar un evento?

Dependerá del tamaño y complejidad del proyecto.

Una pequeña presentación puede prepararse en relativamente poco tiempo, mientras que una convención, feria o producción de gran formato puede requerir semanas o meses de planificación.

Lo recomendable es definir cuanto antes el espacio, fecha, número aproximado de asistentes y necesidades principales. A partir de ahí puede comenzar a diseñarse la producción técnica.

Checklist para organizar un evento corporativo

Antes del evento comprueba que tienes definidos:

• Fecha y horario.
• Espacio.
• Número estimado de asistentes.
• Programa del evento.
• Sonido y microfonía.
• Iluminación.
• Pantallas y audiovisuales.
• Escenario y estructuras.
• Personal técnico.
• Horarios de montaje y desmontaje.
• Pruebas y ensayo previo.

Organización de eventos corporativos en Madrid

Contar con una empresa especializada permite centralizar la producción técnica y simplificar considerablemente la organización.

En Asonic Eventos contamos con medios técnicos y humanos para la realización de eventos corporativos en Madrid, desde pequeñas presentaciones y ruedas de prensa hasta eventos de mayor formato.

Podemos encargarnos del sonido, iluminación, audiovisuales, estructuras, escenarios, montaje y asistencia técnica durante el evento.

Si estás preparando un evento corporativo, cuéntanos las características del proyecto y te ayudaremos a determinar qué medios técnicos necesitas.