Participar en una feria o preparar un evento en IFEMA Madrid requiere una buena planificación, especialmente cuando nuestro espacio necesita sonido, iluminación, pantallas, proyectores u otros medios técnicos.

Una presentación de producto, una demostración en un stand o un evento corporativo dentro de una feria pueden necesitar instalaciones muy diferentes.

Planificar con antelación las necesidades técnicas facilita el montaje y permite que todo esté preparado cuando comience el evento.

Define qué vas a realizar en IFEMA

El primer paso consiste en determinar qué actividad tendrá lugar en el espacio.

No tendrá las mismas necesidades un stand destinado exclusivamente a exposición que otro donde se realizarán:

• Presentaciones.
• Conferencias.
• Demostraciones de producto.
• Entrevistas.
• Proyecciones.
• Vídeos promocionales.
• Actuaciones.
• Eventos para clientes.

Cuanta más información tengamos sobre las actividades previstas, más fácil será dimensionar correctamente los medios técnicos.

Planificación técnica del stand

Antes de seleccionar los equipos es importante conocer las características del espacio disponible.

Conviene estudiar aspectos como las dimensiones del stand, ubicación de las diferentes zonas, puntos de suministro, elementos estructurales y ubicación prevista para pantallas, altavoces e iluminación.

También tendremos que tener en cuenta los tiempos disponibles para realizar el montaje, las pruebas y el posterior desmontaje.

Una planificación previa evita tener que improvisar soluciones cuando el montaje ya está en marcha.

Sonido para stands y eventos

El sonido debe adaptarse tanto a la actividad como al entorno.

Si únicamente necesitamos reproducir contenido audiovisual, la instalación será diferente a la necesaria para organizar una presentación con varios ponentes.

Podemos necesitar:

• Altavoces.
• Mesas de mezclas.
• Micrófonos inalámbricos.
• Micrófonos de mano.
• Micrófonos de solapa.
• Micrófonos de diadema.
• Reproductores y ordenadores.
• Personal técnico.

La ubicación de los altavoces es especialmente importante para conseguir que el sonido llegue correctamente al público al que va dirigido.

Microfonía para presentaciones

Si está previsto realizar demostraciones, conferencias o presentaciones, deberemos determinar cuántas personas intervendrán simultáneamente.

Para una presentación sencilla puede ser suficiente un micrófono inalámbrico.

En mesas redondas o entrevistas pueden ser necesarios varios canales de microfonía.

Los micrófonos de solapa y diadema permiten además que los ponentes tengan las manos libres, algo especialmente interesante en demostraciones de producto.

Pantallas y audiovisuales

Los contenidos audiovisuales tienen una gran capacidad para atraer la atención en espacios feriales.

Pantallas y sistemas de proyección pueden utilizarse para mostrar:

• Vídeos corporativos.
• Presentaciones.
• Productos.
• Animaciones.
• Demostraciones.
• Información comercial.
• Contenido de marca.

Para elegir correctamente una pantalla debemos tener en cuenta su tamaño, distancia respecto al público, ubicación y condiciones de iluminación del espacio.

No se trata únicamente de instalar una pantalla grande, sino de conseguir que el contenido pueda visualizarse correctamente.

Iluminación para stands y presentaciones

Una buena iluminación ayuda a destacar productos, zonas de exposición y elementos de marca.

También permite diferenciar visualmente determinadas áreas del stand.

Podemos utilizar iluminación para:

• Escenarios.
• Presentaciones.
• Productos.
• Elementos gráficos.
• Zonas de atención.
• Ambientación.
• Refuerzo de colores corporativos.

La iluminación debe planificarse conjuntamente con el resto de elementos técnicos para conseguir un resultado coherente.

Estructuras y Truss

Determinados montajes pueden necesitar estructuras para instalar iluminación, pantallas u otros elementos.

Los sistemas Truss ofrecen múltiples posibilidades, pero sus dimensiones y configuración deben estudiarse previamente según las características del montaje.

También pueden utilizarse escenarios o tarimas cuando se realizan presentaciones, demostraciones o pequeños actos dentro del espacio.

Presentaciones de producto en IFEMA

Las ferias profesionales son un entorno especialmente adecuado para presentar novedades y realizar demostraciones.

Cuando se organiza una presentación conviene pensar en toda la experiencia del asistente.

¿Puede ver correctamente al ponente?

¿Escucha con claridad?

¿Puede visualizar el producto o la presentación?

¿Tenemos preparada la reproducción de vídeos?

¿Existe iluminación suficiente?

Resolver estas preguntas previamente permite diseñar una instalación técnica adaptada a la presentación.

Montaje y pruebas antes del evento

Una vez instalado el equipamiento es fundamental realizar pruebas.

Antes de comenzar deberíamos comprobar:

• Micrófonos.
• Altavoces.
• Presentaciones.
• Ordenadores.
• Vídeos.
• Pantallas.
• Proyectores.
• Iluminación.
• Conexiones y señales.

Si existe una presentación especialmente importante, también puede ser recomendable realizar un ensayo previo.

¿Es necesario contar con un técnico durante el evento?

Dependerá de la complejidad del montaje.

Para una pantalla que reproduce contenido de forma continua puede no ser necesario el mismo nivel de asistencia que para una presentación con varios ponentes, vídeos, música, iluminación y cambios durante el evento.

Cuando existen diferentes elementos técnicos que deben coordinarse, disponer de personal especializado aporta tranquilidad y permite reaccionar rápidamente ante cualquier necesidad.

Errores que conviene evitar

Algunos problemas habituales pueden evitarse con una planificación adecuada:

• Elegir los equipos sin estudiar previamente el espacio.
• No comprobar la compatibilidad de los contenidos.
• Utilizar pantallas demasiado pequeñas.
• Colocar los altavoces sin estudiar la cobertura.
• No prever suficiente tiempo para el montaje.
• Realizar las primeras pruebas justo antes de recibir al público.
• No disponer de copias de seguridad de vídeos y presentaciones.

Preparar estos aspectos con antelación reduce considerablemente el riesgo de incidencias.

Soporte técnico para eventos en IFEMA Madrid

Contar con una empresa especializada puede simplificar la preparación técnica de una feria, presentación o evento.

Asonic Eventos cuenta con experiencia realizando eventos, ferias y presentaciones comerciales y prestando soporte técnico en recintos feriales como IFEMA Madrid.

Podemos proporcionar soluciones de sonido, iluminación, audiovisuales, estructuras y personal técnico adaptadas a las características de cada proyecto.

Si vas a participar en una feria o estás preparando una presentación o evento en IFEMA, cuéntanos qué necesitas y podremos ayudarte a planificar los medios técnicos necesarios.